Cómo hacer una presentación eficaz

Cuando no se tiene práctica en realizar presentaciones todos somo víctimas de un “pánico escénico” y no importa lo mucho que sepamos del tema, aunque sólo haya que recitar el abecedario está presente una voz interior que nos dice ¡por favor, que acabe ya!. En este post comentaré algunos aspectos fundamentales a la hora de comunicar una idea según los expertos.
El arte de presentar:
Son muchas las variables a tener en cuenta al realizar una presentación y por ello muchas no cumplen los objetivos marcados. Es muy importante entender los elementos que la componen, los objetivos que se persiguen y cómo responder a los imprevistos.
1.- Objetivos
Los principales objetivos de una presentación cronológicamente ordenados son:
Conseguir la atención del público
Generar confianza
Mostrar méritos
2.- Elementos
Los elementos de cualquier presentación son: el presentador, el auditorio, el mensaje y la infraestructura. A continuación los desglosamos.
2.1.- EL PRESENTADOR:
El buen presentador es sobretodo un comunicador. Si el presentadores además capaz de ajustarse a cualquier entorno para cumplir los objetivos es un presentador multi-contexto, habilidad de gran valor.
Para llegar a tener cualquier competencia en la vida debemos cumplir la siguiente fórmula: CONOCIMIENTOS + MOTIVACIÓN + EXPERIENCIA = DOMINIO / TALENTO (COMPETENCIA)
En el caso de las presentaciones la fórmula para ser un buen presentador quedaría así: SABER PRESENTAR + QUE NOS GUSTE PRESENTAR + APTITUD DESARROLLADA ENTRENANDO = COMPETENCIA PARA PRESENTAR
No hay que olvidar que el lenguaje corporal puede traicionarnos: lenguaje corporal y tono de voz ponen en evidencia las mentiras verbales, a menos que seamos grandes actores. Por lo tanto, si el cuerpo “miente”, el lenguaje no será creíble.
Otro punto importante es mantener el contacto visual con la audiencia. Además será de gran ayuda tener unos “elegidos” que nos siguen con interés para recurrir a ellos en momentos de crisis o nervios.
El presentador debe estar en continuo estado de cambio pues la comunicación es un acto experimental. Debemos re-inventarnos para corregir aquello que falle hasta conseguir que funcione como queremos.
2.2.- EL AUDITORIO:
¿Qué quiere el auditorio?
No perder el tiempo
Ser comprendido
Una presentación organizada
Un presentador experto en la materia que expone
Que no sea aburrida, eso tampoco quiere decir que tenga que ser “divertida”
Capacidad síntesis y análisis
Entusiasmar con las ideas nuevas e importantes
Participación y discusión
Resumen final
Quieren volver a escuchar (si les has gustado)
2.3.- EL MENSAJE:
El mensaje ha de cumplir varios requisitos:
Personalizado para el auditorio: El auditorio debe ser analizado con antelación para lo que debemos responder las siguientes preguntas ¿Quién? ¿Qué tipo de personas? ¿Qué poder tienen? ¿Falta alguien clave? ¿Son voluntarios o forzados? ¿Qué saben del tema?…
Comprensible: Debemos tener claro las grades diferencias entre la intención del presentador y la percepción del auditorio. Estas diferencias se ven incrementadas por ambigüedades, emociones, filtraciones, ruidos, semántica, inferencias, prisas, desatención y barreras culturales.
Visualmente atractivo: Las reglas básicas de poco texto, tener cuidado con los colores y no abusar de las animaciones.
Duración “recordable: Dependiendo del tiempo disponible el público asimilará un número de puntos principales. Por ejemplo podríamos establecer que en 20 minutos se asimilan 2 puntos principales, en 30 minutos se asimilan 3 puntos principales, en 40 minutos se asimilan 4 puntos principales. Es decir, se asimila un punto principal por cada 10 minutos.
2.4.- LA INFRAESTRUCTURA:
Es fundamental visitar la sala previamente para comprobar que hay, que falta y aprovechar para familiarizarnos con el lugar. Deberemos analizar lo siguiente:
SALA Y AUDITORIO – Las cuestiones a valorar a este aspecto serán:
¿Deberán tomar notas?
¿Deberán interactuar?
¿Deberán trabajar en equipo?
…
EL CONFORT – Se analizarán los siguientes elementos:
Longitud de las sesiones
Audiovisuales
Acústica: es importante ver si es necesario un micrófono, si la gente no escucha correctamente, el esfuerzo que debe hacer es el doble y deja de escuchar.
“Flip Chart” y rotuladores
Pizarra
Hardware: Ordenador, cañón…
La presentación: se debe prevenir lo peor y tenerla también en algún sitio en Internet para evitar problemas con el dispositivo de almacenamiento. En el diseño de la presentación podemos aplicar la regla del 10/20/30 de Guy Kawasaki que recomienda presentaciones de 10 diapositivas, para 20 minutos y 30 puntos para la fuente del texto.
3.- Partes
Una presentación debe contar con las siguientes partes bien diferenciadas:
INTRODUCCIÓN: Presentación del ponente, a poder ser por una tercera persona. Comentar el título y los epígrafes principales.
CUERPO: Explicar las ideas ordenadamente y con ejemplos.
CONCLUSIÓN: Procederemos a realizar un breve resumen de todo lo comentado
COLOQUIO: Si la audiencia consta de más 50 personas una solución es aprovechar el “coffe-break” para repartir octavillas donde los asistentes escriban sus preguntas. Se procede a una selección y se responden esas, pudiendo resolver las más “desagradables” en privado.
FINAL: Es lo que perdura en la mente de los oyentes así que se deberá de planificar bien. También es bueno animar a la acción.
Una práctica interesante para que el mensaje quede grabado en la audiencia es decirlo tres veces:
En la introducción decir lo que vamos a decir:
En el cuerpo decirlo
En la conclusión decir lo que hemos dicho.
4.- Escenas Temidas
PROBLEMA 1: Nerviosismo previo
¿Cómo Solucionarlo? Con técnicas de relajación, visitando el lugar antes de la presentación y pensando en el éxito
PROBLEMA 2: Mente en blanco
¿Cómo Solucionarlo? Pasando al siguiente punto y volviendo atrás si lo recordamos.
PROBLEMA 3: Hacer el ridículo
¿Cómo Prevenirlo? Ensayando a solar actitudes tímidas o disparatadas
PROBLEMA 4: Incidentes imprevistos
¿Cómo Solucionarlo? Reconociendo que ha pasado como si nada
¿Cómo Prevenirlo? Asegurándose antes de la presentación que todos los elementos de soporte funcionan bien
PROBLEMA 4: Interrupciones groseras
¿Cómo Solucionarlo? Se comenta a la persona en cuestión que después de la ponencia se le responderá amablemente.
5.- Los “trucos del almendruco”
No abusar de colores ni transiciones en las transparencias
No hacer presentaciones a quienes están aburridas de atenderlas y cuentan con poco tiempo. Las aborrecen con lo que están más desinteresados y su atención será difícil de obtener.
Si en la presentación hay un tema que reaparece y se repite hay que comunicarlo a la audiencia porque lo normal es que estén pensando en si eso no se había comentado antes y haya perdido el hilo de la presentación.
Nunca sentado.
Grabarse a uno mismo realizando la presentación en privado nos ayudará a estar más cómodos a la hora de la verdad.
Si llevamos papeles para guiarnos es bueno usar una fuente grande que nos permita leer por el rabillo del ojo. Si estamos muy nerviosos podemos tensar el papel para evitar que nos tiemblen las manos.
Evitar empezar con humor, con expresiones, con miedo (“voy a intentar…”), algo controvertido (“me gustan los toros”), ni con excusas humildes.
Evitar ser excesivamente formal porque aumenta las distancias
No conviene enviar una copia de la presentación por adelantado ni entregar una copia impresa, el lector irá adelantándose a tu presentación y se perderá leyendo, no prestando toda su atención. Una opción es, entregar la copia pero solicitar a la audiencia que no se adelante.
6.- Conclusiones
Estas son sólo unas líneas a seguir pero lo que realmente nos llevará al éxito en nuestras presentaciones será la experiencia en las mismas. Lo que importa es la práctica, cuantas más presentaciones hagamos más cómodos nos sentiremos y de más errores cometidos aprenderemos.